УПРАВЛЕНЧЕСКИЙ И КАДРОВЫЙ КОНСАЛТИНГ
В рамках одного дня используется другой способ управления временем. Все задачи делятся на три категории: первоочередные, второстепенные и малозначительные.
Как явствует из названия, первоочередными являются задачи, не терпящие отлагательства – кровь из носа, но решить!
Второстепенными являются задачи, которые также желательно решить как можно быстрее, но не произойдёт ничего страшного, если, в крайнем случае, они будут задержаны на день-два (впрочём, если тянуть с решением второстепенной задачи слишком долго, она может перейти в разряд первоочередных).
Наконец, малозначительными считаются задачи, которые надо когда-нибудь решить (хорошо бы, конечно, сегодня), но сроки не поджимают и, если сегодня нет времени, то можно отложить их на завтра, на послезавтра или на начало следующего месяца.
В течение дня человек должен выделять время в порядке приоритетов – сперва заняться первоочередными задачами, когда они будут решены – перейти к второстепенным, и только если останется время, он может заняться делами малозначительными. Чтобы пояснить эту мысль на живом примере, приведу список своих задач на сегодня (20 ноября 2006 года):
Список задач:
Первая задача является для меня первоочередной, т.к. сегодня истекает срок работы над программой и заказчик должен получить её сегодня, максимум – завтра, но не позже 8 часов утра.
Первоочередной является также третья задача – человека надо поздравить с днём рождения именно в этот день (впрочем, если бы разговор с ним мог отнять много времени, я бы отнёс эту задачу к второстепенным, так как работа над программой всё-таки важнее).
Четвёртая и шестая задачи являются второстепенными – необходимо сделать и то, и другое в течение ближайших дней, было бы неплохо сделать это сегодня, но если я буду слишком занят и не смогу уделить время этим делам, я могу безболезненно отложить их на завтра.
Вторая, пятая и седьмая задачи являются для меня малозначительными – я могу сколь угодно долго откладывать их без особого ущерба для себя.
В результате список, если отсортировать его по степени приоритетности задачи, должен будет принять следующий вид:
Человек, вдумчиво планирующий свой день, успевает, как правило, решить все первоочередные задачи, зачастую хватает времени и на то, чтобы разобраться с второстепенными, а если сэкономит, то и на малозначительные задачи остаётся время.
Если же человек не умеет расставить приоритеты, если в течение дня хватается то за одно, то за другое – времени катастрофически не хватает и нередко самое главное дело как раз и остаётся несделанным.
Если задача не решена в течение дня, она переносится в план на следующий день. Если же какое-то дело кочует с одной страницы ежедневника на другую, так и оставаясь неоконченным – хорошенько подумайте, нужно ли вообще заниматься этим делом? Если нужно – уверены ли Вы, что правильно определили его приоритет?
Первые (либо последние) страницы ежедневника должны быть отведены под список жизненных ценностей (1-й этаж пирамиды), описание глобальной цели (2-й этаж) и таблицу для записи генерального плана (3-й этаж).
В начале ежедневника несколько, соответствующим образом размеченных, страниц, выделенных под список целей на год (фактически, долгосрочный план – 4-й этаж).
В начале каждого месяца и/или каждой недели одна страница выделена под таблицу задач на этот период (краткосрочный план – 5-й этаж).
Наконец, для каждого дня отводится своя страница с таблицей для списка задач на день (6-й этаж).
| № | Приоритет | Статус | Описание задачи |
|---|---|---|---|
| 1 | |||
| 2 | |||
| 3 | |||
| 4 | |||
| 5 | |||
| 6 |
В таблице предусмотрены два специальных столбца – для обозначения приоритета задачи и для обозначения статуса. Эти столбцы следует заполнять по ходу работы и обязательно проверять в конце дня. Зачем они нужны?
Поскольку задачи заносятся в список в произвольном порядке, столбец приоритетов служит для того, чтобы, закончив планирование, Вы чётко видели, за какую задачу Вам следует взяться в первую очередь. Чтобы не спутать приоритет задачи с её порядковым номером, рекомендуется обозначать первоочередные задачи буквой «A», второстепенные – буквой «B» и маловажные – буквой «C».
| № | Приоритет | Статус | Описание задачи |
|---|---|---|---|
| 1 |
A
|
Закончить внесение изменений в программу тренинга и передать её. | |
| 2 |
C
|
Закончить раздаточный материал «Управление временем». | |
| 3 |
A
|
Поздравить приятеля с днём рождения. | |
| 4 |
B
|
Получить в компании информацию о планируемых сборных курсах. | |
| 5 |
C
|
Забрать куртку из химчистки. | |
| 6 |
B
|
Купить стиральный порошок и туалетную бумагу. | |
| 7 |
C
|
Ответить на письма по поводу прошедшего тренинга. |
Столбец статусов служит для того, чтобы Вы видели, что происходит с каждой задачей, выполнена ли она, или же отменена либо отложена. Завершённые дела рекомендуют отмечать значком V (птичкой). Отменённые – по той или иной причине – значком X (крестиком) , желательно также вписать причину, по которой задача была отменена. Для отложенных дел запись копируется в план другого дня (чаще всего – следующего), а в графе «Статус» за текущий день ставится значок "➠" (стрелка) и вписывается дата, в план дня которой внесено эта задача. Возможно также выделение разных статусов цветом.
В заключение следует обратить внимание на то, что использование системы Франклина ни в коей мере не входит в противоречие с применением какой бы то ни было системы хронометража. Наоборот, одновременное использование обеих систем может быть вдвойне эффективно, т.к. позволяет взглянуть и «вперёд», и «назад».
