УПРАВЛЕНЧЕСКИЙ И КАДРОВЫЙ КОНСАЛТИНГ

 

Похитители времени
Тайм менеджмент

 
  • Дата:
    12.05.2019
  • Прочитано:
    667
  • Автор:
    Виктор Прохоренко
  • Рейтинг:
    5.0/2

Похитители времени

Часто некоторым руководителям не хватает времени, в то время как их подчиненным не хватает работы.

Как работают похитители времени? Чаще всего вот так происходит «ВОРОВСТВО ВРЕМЕНИ», приведу пример личной беседы, контекст начала и развитие событий которой вызвал у меня неподдельный интерес и наблюдения:

  • — У нас проблема?
  • — Проблемы у проблемных людей!
  • — Нет, у меня нет проблем!
  • — Нет проблем, работай!
  • — Я в пять минут все расскажу.

Поскольку решение проблем является работой большинства сотрудников в любой компании, то, естественно, начинается выяснение. Пять минут превращаются в полчаса, дела горят. За полчаса можно понять проблему, но слабо, реально принять взвешенное решение. Тогда «жертва» говорит: «Я еще подумаю над этим» и вопрос из ведения «похитителя» перебирается в ведение «жертвы». После этого «похититель» будет спрашивать: «Эй, как там дела по проекту?» и «жертва» может даже начать оправдываться за то, что пока не разобрался.

В решение каждой задачи вовлечены две стороны: Та, которая работает и Та, которая надзирает!

Порочным кругом данной стратегии является такое ощущение у «профессиональных похитителей»: раз «жертва» берет на себя решение задач, значит, ему это нравится. В результате основное время своей работы менеджер занимается «разгребанием» дел своих подчиненных, начальников или коллег, а над своими задачами, которые с него спрашивает руководство, начинает «занимать» время у своей личной жизни, своего здоровья.

Первое правило профилактики Воров Времени:
НЕ ХОДИ КО МНЕ С ПРОБЛЕМОЙ, ХОДИ КО МНЕ С РЕШЕНИЕМ!

Прежде всего, нужно дать людям больше свободы. Лишая их ответственности за их задачи, менеджер, как минимум, демотивирует их, а как максимум становится «пробкой» для любых дел. Ведь пока он не решит вопрос – стоит работа по проекту минимум для одного человека. Поэтому корпоративным стандартом работы со сложными, кризисными ситуациями (слово «проблема» несет в себе мощный заряд негатива и не рекомендуется к употреблению даже во внутрикорпоративных разговорах) должно стать правило о том, что несущий к любому сотруднику такую ситуацию готовит сразу свой вариант ее решения, который и будет обсуждаться.

Второе правило профилактики Воров Времени:
ЗАДАЧА ДОЛЖНА БЫТЬ РЕШЕНА НА САМОМ НИЗКОМ ИЗ ВОЗМОЖНЫХ УРОВНЕ!

Конечно, есть целая категория управленцев Командного типа «Лучше Сам, чем Зам». Именно они, чаще всего, и попадают в ловушки Воров Времени, некоторые из которых научились очень логично объяснять, почему тот или иной вопрос должен быть решен именно руководителем. Вместе с тем, любому руководителю часто бывает легко оценить, на каком уровне знаний, умений и компетенции решается задача. Если же менеджер раз за разом понимает, что никто из его подчиненных не способен справиться с большинством задач, то ему необходимо заняться обучением тайм менеджмента своих людей в первую очередь.

Третье правило профилактики Воров Времени:
ЕСЛИ ЗАДАЧА НЕ МОЖЕТ БЫТЬ РЕШЕНА НИКЕМ, ПУСТЬ ЛЕЖИТ «В ПОРТФЕЛЕ» ПОДЧИНЕННОГО!

Третьим правилом нужно пользоваться в тех случаях, когда после обсуждения какого-то вопроса и из-за недостатка времени Вы не успеваете даже сформулировать ее, не говоря уже об определении и фиксации следующих шагов. Нехватка времени означает, что сотрудник будет сидеть и ждать, когда у менеджера вновь появится время. При этом стоит сказать ему: «Давайте вернемся к этой теме через пару-тройку дней. А Вы тем временем продолжайте думать над этой задачей, может, Вас посетит какая-то идея… Надеюсь, что так и случится!»

В последующие пару дней, менеджер, в большинстве случаев, вряд ли будет думать над этой задачей и, вполне может быть, что и подчиненный ничего с ней не сделает. Но если никто не может ничего сделать, пусть лучше задача лежит «в портфеле» подчиненного. Почему? Потому, что стоит допустить, что пока идет это время, подчиненный хоть что-то сделает с ней. И даже если это будет «почти ничего», то это много больше «полного ничего», которое сделаете Вы за то же время.

Четвертое правило профилактики Воров Времени:
«ПРОБЛЕМА» НЕ МОЖЕТ БЫТЬ «НАШЕЙ»! ОНА ДОЛЖНА ИМЕТЬ ЧЕТКОГО «ХОЗЯИНА».

Это простое правило. Отделите себя от слов, которыми Вас могут программировать. Подчиненный должен ДОКАЗАТЬ Вам, что этот вопрос находится именно в Вашем ведении и что НИКТО, КРОМЕ ВАС не может его решить. Причем это должно быть убедительное доказательство.

Пятое правило профилактики Воров Времени:
РЕКОМЕНДАЦИИ И РЕШЕНИЯ ПО ВСЕМ ВОПРОСАМ НУЖНО ПРИНОСИТЬ, А НЕ ПРИСЫЛАТЬ!

Тактическая потеря времени (путь от кабинета к кабинету и обратно) оборачивается стратегическим выигрышем в тайм менеджменте. Когда рекомендация прислана – Ваш ход. Вы должны прочесть, оценить, написать свое видение. То есть – задачу на Вас хоть частично, но переложили. А вот когда она (рекомендация) принесена лично, то можно тут же обсудить и отправить ее на доработку или на внедрение. И задача продолжает находится «в портфеле» потенциального «похитителя».

Шестое правило:
ЧЕМ В БОЛЬШЕЙ СТЕПЕНИ ВЫ ИЗБАВЛЯЕТЕСЬ ОТ ПРОБЛЕМ ВАШИХ ПОДЧИНЕННЫХ (КОЛЛЕГ), ТЕМ БОЛЬШЕ ВРЕМЕНИ У ВАС ПОЯВЛЯЕТСЯ ДЛЯ ВАШИХ ПОДЧИНЕННЫХ (КОЛЛЕГ).

Ощущение незаменимости в компании, которое появляется посредством максимальной загрузки, может сыграть с руководителем злую шутку. Люди, зависимые от нас, не становятся нашими благодарными друзьями, они, как похитители времени, становятся нашими недругами. Если же мы показываем кому-то, что зависим от их работы и усилий, то данный человек с большей вероятностью будет испытывать к нам добрые чувства.

Целью руководителя, должна быть ситуация, когда любой его подчиненный заканчивает с ним разговор ПЕРВЫМ и убегает, ссылаясь на недостаток времени. Далее, стандартизируйте процессы. Каким образом? Например. внедрение карт пошагового выполнения операций. Если это так, то можно диагностировать успех.

И последнее:
У НАЧАЛЬНИКА ДОЛЖНО БЫТЬ БОЛЬШЕ ВРЕМЕНИ ДЛЯ ПОДЧИНЕННЫХ, ЧЕМ У НИХ ДЛЯ НЕГО.

 
Никто не решился оставить свой комментарий.
Будьте первым, поделитесь мнением с остальными.
avatar
Виктор Прохоренко