УПРАВЛЕНЧЕСКИЙ И КАДРОВЫЙ КОНСАЛТИНГ

 

Анализ Матрицы Эйзенхауэра
Лидер

 
  • Дата:
    27.04.2019
  • Прочитано:
    329
  • Автор:
    Виктор Прохоренко
  • Рейтинг:
    5.0/1

Матрицы Эйзенхауэра

«Срочные дела, как правило, не самые важные, а важные - не самые срочные».

Д. Эйзенхауэр.

Предварительный анализ Матрицы Эйзенхауэра показал, что люди, стремящиеся и добивающиеся успеха, избегают заниматься делами из квадрантов III и IV. Давайте подумаем, почему это так и как расставить дела в листе приоритетов, чтобы добиться максимального успеха.

Матрица Эйзенхауэра

 
# Срочные дела Не срочные дела
Важные дела Квадрант 1
Разрешение кризисов
Неотложные задачи
Проекты, у которых подходят сроки сдачи
Квадрант 2
Планирование новых проектов
Оценка полученных результатов
Превентивные мероприятия
Налаживание отношений
Определение новых перспектив, альтернативных проектов
Не важные дела Квадрант 3
Прерывания, перерывы
Некоторые телефонные звонки
Некоторые совещания
Рассмотрение неотложных материалов
Квадрант 4
Общественная деятельность
Рутинная работа
Некоторые письма
Некоторые телефонные звонки
«Пожиратели» времени
Развлечения

Квадрант 1. Работоголики.

Если Вы живете по его правилам, это стресс и кризис. Сроки и взрывы, управление кризисом, новые сроки и новые кризисы. Постоянный стресс убивает вначале способности мыслить и анализировать, затем возникают проблемы со здоровьем. Надежда, что дела из квадранта I будут закончены и потом начнется новая, наполненная смыслом и более размеренная жизнь, ни что иное, как пустой звук.

Стресс и кризис – это образ жизни, они переходят в привычку, человек становится зависимым от них и чувствует себя ненужным, если вдруг постоянное давление этих двух факторов вдруг по каким-то причинам заканчивается на какое-то время. Вспомните, как пусто бывает, когда Вы так интенсивно работали над срочным проектом, вкладывали всего себя, всю душу и энергию, и вдруг все закончилось. И нет больше привычного извинения за пропущенную встречу, забытое обещание и прочие обязанности нормальной жизни. И надо опять возвращаться в этот реальный мир, с его проблемами и неурядицами. И как попытка ухода от проблем реального мира, можно сказать, своего рода эскапизм, возникает потребность в новой стрессовой ситуации.

Людей, ведущих такой образ жизни, часто называют работоголиками. Они обладают даром чрезвычайно быстро думать и принимать решения, любят работать хорошо и живут только работой. У них высокие стандарты выполнения работы и они не прощают бездеятельности и безынициативности. Работоголики любят соревнование и ненавидят рутину, выполняют несколько дел сразу и прекрасно умеют работать в нескольких направлениях одновременно. Им трудно прекратить работу в конце дня. Их эксплуатируют или, во всяком случае, пытаются подсунуть свои дела все, кому не лень.

Работоголики редко добиваются большого успеха или получают повышение, поскольку и начальник, и все их окружение безумно боятся потерять «палочку-выручалочку», безотказного человека, готового просидеть над проектом месяц без выходных. Работоголики – люди высокой профессиональной подготовки, однако часто довольно ограниченного кругозора. Им недостает времени вникнуть в проблемы будущего, все заслоняет текущее управление кризисом. При всем уважении к людям, умеющим хорошо работать и делающим это на самом высшем уровне, надо сказать, что такой образ жизни к успеху не приведет.

Вы узнали себя? Вы стремитесь к успеху? Тогда за дело!

Техника экономии времени: делегирование.

  1. Составьте список дел из квадранта I с указанием требований, предъявляемых к исполнителю, графиков выполнения.
  2. Составьте список Ваших сотрудников, укажите сферу ответственности, меру занятости другими проектами.
  3. Совместите оба списка и определите, кто из Ваших сотрудников с большим успехом мог бы выполнить определенные задачи из квадранта I.

Проведите соответствующую беседу с сотрудниками. Объясните им необходимость выполнения срочных и важных задач как возможность будущего повышения по служебной лестнице. Отметьте для себя, кто из них проявил больше энтузиазма и интереса, в какой области, по каким причинам. Тот сотрудник, который регулярно справляется с выполнением важных и срочных работ, со временем станет Вашим заместителем или займет Ваше место, когда Вы уйдете на повышение.

Хороший дублер возьмет на себя часть вашей деятельности, когда Вы уезжаете в командировку, примет правильные решения и обеспечит выполнение текущих проектов. Кризис легче предотвратить, чем разрешить.

Квадрант II . Я в замке король.

Задумайтесь, пожалуйста, чем отличаются дела из квадрантов I и II? Оба подпадают под определение важных и казалось бы, что со временем дела квадранта II должны автоматически перейти в квадрант I? Отличие, однако, заключается в другом. Поскольку активности квадранта I требуют немедленного принятия решений и незамедлительных действий, они воздействуют на Вас, в то время как Вам отведена роль пассивного исполнителя поставленной срочной и важной задачи.

В квадранте II ситуация меняется на диаметрально противоположную. Вам отведена роль активного лидера, Вы можете влиять на способ решения задачи, выбор метода, установление листа приоритетов, определение команды исполнителей. Вы управляете всеми активностями, перечисленными в квадранте II! Знаете, в чем состоит разница между менеджером-исполнителем и лидером?

Чтобы добиться успеха, надо воспитать в себе лидера, человека ответственного не только за других, но и в первую очередь за себя самого. За свою карьеру, семью, своих сотрудников, свои служебные и жизненные интересы. Чтобы стать лидером, надо научиться выбирать и делать «правильные» дела. Чтобы определить, какие дела в настоящий момент представляют для Вас стратегический интерес, необходимо научиться устанавливать правильные приоритеты.

Квадрант III. Суета сует или Крошечка-Хаврошечка.

Демокрит, ок. 470 или 460 – ок. 370 гг. до н.э.

«Подобно тому, как бывает болезнь тела, бывает также болезнь образа жизни.»

Демокрит, ок. 470 или 460 – ок. 370 гг. до н.э.

Обычно люди, занимаясь деятельностью, перечисленной в квадранте III, считают, что они находятся в квадранте I. Их деятельность представляется им не только действительно срочной, но и чрезвычайно важной. Однако это не так.

Если Вы поразмыслите, сколько времени Вы могли бы сэкономить, если бы закончили телефонный разговор, как только получили необходимую информацию, быстро и эффективно провели заседание, установили часы, в которые Вы могли бы заняться Вышей непосредственной работой без помех, Вы несомненно пришли бы к выводу, что Вы неразумно тратите Ваше время, точнее говоря, Вашу жизнь, на какие-то дела, которые можно было бы выполнить гораздо быстрее и эффективнее.

Заполните приведенную ниже таблицу потерь Вашего рабочего времени и придите, наконец, в ужас от того, сколько времени Вы тратите впустую! И пусть этот комплекс вины преследует Вас до тех пор, пока Вы не освоите технику экономии времени. Вы уже научились делегировать неотложные и важные задачи и частично освободили себя от управления кризисами квадранта I. Поэтому выполнение срочных, но не жизненно важных работ из квадранта III тем более можно и нужно делегировать. Освойте техники экономии времени, ознакомьте с ними Ваших сотрудников, и Вы получите солидный запас времени, которое Вы потратите на действительно важные мероприятия, которые приведут Вас к намеченной цели.

Квадрант IV. Сделайте это позже.

Все дела этого квадранта можно условно разделить две группы: занятия и развлечения.

К первой группе относятся задачи, выполнение которых делает вас и вашу жизнь более комфортной, но при этом дело может подождать какое-то время. Для женщины, например, может быть визит к салон красоты, для мужчины – мытье авто. Безусловно, эти дела важны сами по себе, но не по отношению к вашим главным сферам жизни

Ко второй группе относится приятное времяпровождение (например, расслабление в спа салоне на благо красоты и здоровья). Обычно считается, что от этих дел нет никакой пользы, их называют «похитителями времени».

Тем не менее, люди делают эти дела, потому, что:

  1. человек не робот, ему нужно делать что-то для души
  2. неважные и несрочные дела способны приносить пользу, например, многие компьютерные игры развивают мышление, общение в соцсетях учит выражать мысли, танцы в клубах помогают размяться и др. Кроме того, давно известно, что смена деятельности – это лучший отдых
  3. есть неопровержимо полезные занятия, например, чтение книг, просмотр интеллектуальных телепередач, написание картин и др.

Главное условие по этому квадранту – не позволить ему завладеть большей частью вашего времени и оставить без внимания основные дела, двигающие вас вперед по жизни, если конечно это не является вашей главной сферой жизни.

 
Никто не решился оставить свой комментарий.
Будьте первым, поделитесь мнением с остальными.
avatar
Виктор Прохоренко